Planejamento de projetos com GTD, parte 1: 5 fases para o sucesso

Este é o primeiro artigo da nossa coluna semanal sobre produtividade com GTD, Fazendo Acontecer com GTD. Ela irá ao ar todas as quartas e será um ponto de encontro para discussão do tema. Vamos a ela!

O planejamento como fator de sucesso

Não se engane, planejar é fundamental para o sucesso de qualquer empreitada. Lembro que um professor do colegial falava que os japoneses estavam dominando o mundo porque gastavam 80% do tempo planejando e 20% realizando tarefas, enquanto nós, ocidentais, fazíamos o contrário. Na faculdade, ouvi esta mesma idéia algumas vezes.

Agora, no MBA em Gestão Empresarial, um professor de Economia acrescentou um novo ingrediente cultural a isto. Segundo ele, o livro O valor do amanhã, de Eduardo Gianetti — ainda não li, mas está fila de leitura — e que trata sobre a essência dos juros, fala que a sociedade brasileira é culturalmente imediatista e que isso acaba pesando sobre todos os aspectos da sociedade, como a expectativa em relação a ações do governo e políticos e na forma e metodologia adotadas ao empreender. Em contrapartida, os orientais teriam um visão e expectativa mais flexíveis, de longo prazo, estando dispostos a esperar mais por resultados de seus governos e a gastar mais tempo planejando seus negócios antes de partir para as ações.

Particularmente, acredito que isto vem mudando, mesmo que lentamente. Hoje é rotina ouvir falar de temas como planejamento financeiro, gerenciamento de projetos, finanças, planejamento familiar e, no mundo da internet e da tecnologia, não se fala em outra coisa a não ser GTD, ou Getting Things Done, o nosso fazendo acontecer. Com o GTD, uma técnica voltada para o gerenciamento de tarefas e maximização de produtividade, não podia ser diferente. O planejamento tem um papel importantíssimo no processo.

Não podemos esquecer que o GTD é uma metodologia voltada para simplificar o dia-a-dia. Sendo assim, e como o próprio David Allen, pai da ferramenta, comenta no seu livro, para projetos mais complexos ou para vários projetos interligados e com times trabalhando em colaboração, provavelmente será necessário lançar mão de métodos e softwares mais robustos, como o Microsoft Project, por exemplo. Porém, na maioria dos casos, papel e lápis é tudo que precisamos para estruturar um bom planejamento.

O Modelo Natural de Planejamento

Segundo David Allen, para qualquer tarefa, o nosso cérebro segue um processo que ele descreve como Modelo Natural de Planejamento, composto das 5 etapas a seguir:

1. Definição do propósito e princípios – Por quê? Responder esta questão dá motivação e estabelece limites e fronteiras, mantendo o foco para a realização da tarefa;
2. Objetivo/Desfecho esperado – O quê? O que você pretende alcançar? Se você não consegue visualizar o resultado, terá dificuldades para saber como realizá-lo;
3. Brainstorming – Como? Tempestade de idéias. Tire tudo da sua cabeça, idéias boas e ruins, e coloque em um papel (ou um programa!). São as idéias que levarão à conclusão do projeto;
4. Organização – Componentes, prioridades e sequências. Estas idéias deve ser categorizadas, as relações entre elas identificadas (quais são as inter-dependências?) e, o mais importante, devem ser priorizadas. O que é mais impactante para que o objetivo desejado seja atingido (ou superado)?
5. Identificando próximas ações – Não existe GTD sem ações (e próximas ações). Qual tarefa é necessária para iniciar todo o processo? Quais as próximas ações em cada fase do projeto?

David Allen completa seu modelo com a seguinte citação (tradução livre):

Uma visão sem tarefa não passa de um sonho,

uma tarefa sem visão é um trabalho enfadonho,

uma visão e uma tarefa é a esperança do mundo.

Planejando o fazendoacontecer.net

Seria, no mínimo, extremo desleixo meu desenvolver o fazendoacontecer.net sem o merecido planejamento. Como qualquer outro projeto, blogs devem ser planejados para aumentar chances de sucesso. Conteúdo, objetivo, periodicidade, autores, formato, layout, plataforma (CMS), hospedagem e monetização são apenas alguns dos tópicos envolvidos e que devem ser cuidadosamente pensados antes da criação de um blog. O problogger.net, focado no desenvolvimento profissional de blogs, tem alguns excelentes artigos sobre o assunto: Como desenvolver um plano de um blog de conteúdo e Construindo um plano de blog para o sucesso (todo o material do problogger.net está em inglês).

O item 1 acima, Definição do propósito e princípios está definido e apresentado em uma série de perguntas e respostas nas nossas FAQ. “Por quê um blog sobre computação, internet e produtividade?” é uma das perguntas respondidas nesta seção. Outros pontos importantes são:

• satisfação pessoal;
• renda extra;
• troca de experiências com outras pessoas de interesses semelhantes;
• aprofundar conhecimentos nos temas centrais do blog.

O item 2, Objetivo/Desfecho do projeto, pode ser bem representado pela Visão (da tríade Missão, Visão e Valores) e está descrita na nossa página Sobre, assim como a Missão e os Valores também estão.

Ser o melhor e mais visitado blog de computação, internet e produtividade do Brasil em 3 anos.

Leia também:Planejamento de projetos com GTD, parte 2: Brainstoming e mapas mentais, sobre a etapa 3, Brainstorming. Muitas vezes vezes deixado de lado, é uma etapa essencial para blogs, principalmente os de conteúdo. Com a ajuda de alguns programas legais, fica muito mais fácil desenvolver e enxergar o resultado desta etapa.

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