Iniciando no GTD – uma introdução

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fazendoacontecer-com-gtdUm dos principais temas aos quais este blog se destina é Produtividade. Mais especificamente produtividade com GTD. Está claro para todos que leram as páginas Sobre e FAQ do FazendoAcontecer.net que até o nosso nome está relacionado à metodologia Getting Things Done.

Temos algumas publicações sobre o tema, porém elas já mostram a aplicação prática da metodologia. Como gosto que as histórias sejam contadas com início, meio e fim, para que não fiquem soltas no espaço, achei importante ter, aqui no blog, um artigo introdutório sobre o assunto.

O que é GTD?

GTD é a abreviação de Getting Things Done, uma metodologia para gerenciamento de tarefas baseada em prioriades — ao contrário das demais, que baseiam-se no tempo. Ela foi criada por David Allen e publicada pela primeira vez em em 2001 com o livro A Arte de Fazer Acontecer.

A idéia básica do GTD é que, para atingir a capacidade produtiva máxima, a mente precisa estar totalmente limpa. Só assim é possível se concentrar inteiramente e sem distrações na atividade em execução.

Para atingir esse estado de mente limpa, ou “estado de prontidão das artes marcias”, como descrito no livro, todas as “coisas” devem ser tiradas do cérebro e inseridas em um sistema confiável, onde serão revistas frequentemente.

O problema gerado pelas “coisas”

Allen define “coisa” como algo que permitimos entrar no nosso mundo psicológico ou físico, mas não está no local que deveria, pois ainda não definimos o desfecho desejado e a próxima ação.

neuroniosNormalmente temos muitas “coisas” disputando espaço em nosso foco. Trocar a resistência do chuveiro, comprar leite e queijo, preparar a apresentação para a reunião, estudar para o concurso, organizar o jantar com os amigos, emagrecer, ir ao médico, declarar o imposto de renda, tudo compete por atenção no nosso cérebro.

Quando isto acontece, não conseguimos realizar nada, pois nossa mente não sabe filtrar essas “coisas”. Mesmo aquelas que não precisam de atenção no momento ficam retornando eventualmente para o foco. É o verdadeiro caos mental dominado pela ansiedade. Imagino que isto não soa estranho para você.
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Daí vem o sucesso do GTD, fornecendo um método que deixa nossa mente livre para, literalmente, fazer acontecer. Você já deve ter se sentido no controle total de alguma situação, quando estava bem preparado e a par de tudo que acontecia. Provavelmente, isto aconteceu como resultado de uma melhor análise do que estava ocorrendo ao seu redor. Você pensou sobre o problema. Com o GTD, você se sentirá assim sempre: tranquilo, relaxado e no domínio da situação.

Como funciona o GTD e de que forma ele vai tirar as “coisas” de minha cabeça?

Para deixar a mente livre, precisamos transformar estas coisas em itens realizáveis, sobre os quais poderemos tomar alguma ação. Mas não basta criar simples listas de tarefas a fazer sem gastar o tempo necessário — e apenas o necessário — para analisar cada situação.

As coisas estão na sua mente porque você não:

  • definiu o desfecho desejado – qualquer coisa que defina o projeto como concluído. “Fazer a viagem para Fernando de Noronha”, “Concluir a tese de mestrado”, “Resolver o problema do cliente X”;
  • definiu a próxima ação realizável para fazer o projeto andar – se a única coisa que você tivesse para fazer na vida fosse conluir esse projeto, qual seria sua primeira ação? “Ligar para a agência de viagens”, “Escrever a tese no computador”, “Ficar a par do problema do cliente X”;
  • colocou lembretes do desfecho e das ações em um sistema confiável – as informações resultantes da sua análise devem alimentar um sistema consistente que você reavalie com frequência, mantendo-o atualizado.

Resumidamente, use os passos abaixo para transformar as coisas em itens concretos realizáveis:

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  1. Identifique todas as coisas da sua vida que não estão onde deveriam (feche todos os circuitos abertos);
  2. Exclua as coisas que não são suas ou que você não precisa no momento;
  3. Crie um local que você confia, suporte sua forma de trabalhar e seus valores;
  4. Arrume suas coisas nos seus devidos locais, consistentemente;
  5. Faça suas coisas de uma forma que valorize seu tempo, energia e o contexto do momento;
  6. Reitere e otimize, incansavelmente.

O GTD e o mundo Geek <3 paixão à primeira vista

A metodologia do Getting Things Done é extremamente bem difundida no mundo geek. De acordo com Merlin Mann, do site 43Folders, uma das referências do assunto, isto acontece pelos seguintes motivos:

  • geeks são desorganizados ou têm tendência a problemas de déficit de atenção;
  • geeks adoram avaliar, classificar e definir os objetos do seu mundo;
  • geeks querem listas de ações e esnobam “declarações de missão” e  outros jargões administrativos;
  • geeks gostam de coisas que funcionam com ferramentas de baixa tecnologia;
  • geeks gostam de framework, mas costumam ignorar regras;
  • geeks são especialmente abertos às mudanças (desde que demonstrado que funcionam melhor do que o que atualmente utilizam);
  • geeks gostam de adequar as coisas às suas próprias condições;
  • geeks possuem projetos demais e muitas e muitas “coisas”.

Onde encontrar mais informações sobre GTD

Sem dúvida, o primeiro passo de quem deseja realmente aprender e usar o GTD é ler o livro A Arte de Fazer Acontecer. Ele pode ser facilmente encontrado nas livrarias físicas, online e também nos sebos do Brasil, tanto na versão traduzida, quanto na original em inglês.

O FazendoAcontecer.net possui uma categoria específica sobre Produtividade e GTD e uma coluna semanal (que você está lendo agora) chamada Fazendo Acontecer com GTD.

Acompanhar outros blogs que tratam do assunto é mais uma forma importante de manter-se atualizado e, acima de tudo, trocar experiência através dos comentários, ao mesmo tempo que se conhece outras pessoas interessadas no tema. Alguns recomendados são (links diretos para as categorias específicas): Efetividade.net e o FatorW (português), 43Folders e Stepcase Lifehack (inglês).

A página da empresa de David Allen também deve ser visitada, assim como o blog oficial, GTDTimes. Estes sites são frequentemente atualizados com artigos e vídeos do pai da criança em pessoa. David Allen também pode ser seguido pessoalmente no Twitter.

O grupo de discussão GTDbr, em português, é bastante movimentado e conta com mais de 1000 associados.

Missão cumprida

Acredito ter cumprido, com este [longo] artigo uma lacuna do blog. Reuni, na minha opinião, as informações elementares do GTD. Espero que vocês gostem e se interessem, assim como eu me interessei, pela metodologia. Claramente, ela não apresenta nenhuma teoria ultra-moderna, porém facilita muito nosso dia-a-dia quando bem aplicada.

No fim das contas, o resultado mais importante é que sobra mais tempo para as coisas realmente boas da vida. Vamos aproveitá-las!

; – D

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Feed dos comentários4 Comentários

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