Como tornar o Gmail sua central de produtividade

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fazendoacontecer-com-gtd-500-transNosso cotidiano com computadores e, principalmente, a internet, tem se tornado mais rico e diversificado a cada dia. Se durante os primórdios a rede era usada mais comumente para emails e notícias, essa realidade evoluiu para compras, transações bancárias, trabalho, backup de dados, relacionamentos, roubos, spam, downloads (legais e ilegais) de músicas, vídeos e livros, estudo, pesquisa, colaboração… a lista é infindável.

Do ponto de vista da produtividade, isso não é muito eficiente. Antes que me atirem pedras, eu explico. É claro que é muito mais produtivo fazer várias coisas diferentes usando apenas o computador. Assim, na maioria das vezes, não é necessário ir ao banco fazer uma transfrência ou pagar uma conta, nem à loja comprar um presente, nem à biblioteca para ler um livro — nem sair na rua, para ser roubado. Porém, considerando que isso tudo já é feito no computador, qual a melhor forma de realizar todas estas tarefas? Como é possível obter o maior benefício com o mínimo de esforço?

Esta é uma questão cuja resposta vem evoluindo aos poucos — mas tem caminhado — e um dos expoentes em integração de soluções é o Google, por meio de seu webmail, Gmail. Nesta linha, eu já mostrei através da série Faça do Gmail a sua central de emails, como integrar diferentes contas de email, sejam elas pagas ou gratuitas, em uma única conta de email com o uso de acesso POP, filtros customizados e a funcionalidade de Várias caixas de email do Gmail Labs.

Apesar de ainda não ser possível fazer tudo com uma conta do Gmail — não dá pra pagar contas, por exemplo — muitas outras coisas podem ser feitas além de unificar seus emails. Isso é o que foi discutido em um artigo recente do famoso blog sobre produtividade pessoal, Zenhabits. Essa capacidade de integrar recursos diferentes se expandiu com o lançamento do Gmail Gadgets. O artigo original cita 11+1 dicas de como ser produtivo com o Gmail, porém ele inclui 2 formas de integração com mídias sociais, o que considero adições arriscadas, ferindo o princípio básico do GTD de remover todas as distrações.

Não quero dizer que o Twitter, Facebook e Orkut não podem ser usados, mas deve haver um limite para isso. Não acho que devam ficar misturados às demais tarefas diárias. Ainda assim, incluo aqui todas as dicas do artigo original e deixo a opção de quais usar para você.

central

1 – Email

O Gmail é o melhor email da atualidade e ponto. Além dos recursos únicos para integração de diferentes contas, as vantagens dele são muitas. Atalhos e resposta rápida aos comandos o fazem parecer com um programa de desktop. Modo offline permite ler emails mesmo sem acesso a internet. Marcadores e arquivamento mantém a caixa de entrada organizada. Exibição em séries de conversas deixa o acompanhamento de diferentes mensagens sobre o mesmo assunto fáceis. Mesmo que você use o email do seu domínio pessoal ou da empresa, pode usar o Gmail (e outros recursos do Google) com o Google Apps. E muitas outras melhorias e ferramentas exclusivas.

2 – Tarefas

O Google Tarefas, mais um recurso do Gmail Labs, permite a criação de listas simples. Ele não tem todas as funções de clientes específicos, como o Evernote ou Remember the Milk, mas oferece o básico de forma bem prática. Você adiciona tarefas, marca como completas, remove e reordena. Cria listas com temas específicos e está sempre ali do lado, na sua caixa de entrada. Quem preferir usar uma solução mais robusta, pode adicionar o gadget do RTM.

3 – Calendário

O Google Agenda é um excelente calendário, como todos os recursos esperados em um bom cliente de desktop. Com o lançamento do gadget do GCal para a barra lateral do Gmail, ficou ainda mais fácil incluir, acompanhar e editar seu calendário. Pode ser habilitado através do Gmail Labs e possui versão offline, como o Gmail.

4 – Documentos

A grande maioria das vezes que usamos um editor de textos completo, como o Openoffice.org (BrOffice.org) ou Microsoft Word, não passamos das ferramentas básicas, como formatação, tabelas e corretor ortográfico. O Google Docs tem todos os recursos básicos de editores de texto, planilhas eletrônicas e apresentações e mais alguns dos avançados — que continuam crescendo com o desenvolvimento pela comunidade de usuários. Além disso, todos os arquivos ficam armazenados remotamente e com acesso de qualquer computador ligado à internet. Para distribuí-los, basta enviar um link por email. Como o Google Calendar, também possui um gadget para o Gmail e uma versão offline, além de um bom visualizador de PDFs, Powerpoints e TIFFs.

5 – Twitter (?)

Apesar de não considerar esta uma ferramenta de produtividade (pelo menos para a maioria de nós), vale notar que há também um gadget do microblog para Gmail. Não tem todas as funcionalidades de clientes como Tweetdeck, mas oferece o básico. Meu conselho é que você não o deixe aberto todo o tempo.

6 – Bookmarks

Para os usuários do Delicious, há também um gadget que exibe seus favoritos mais recentes e também os mais populares em todo o Delicious.

7 – Bate papo de texto, voz e vídeo (!)

Outro recurso que deve ser usado com cautela. É possível conversar via texto, vídeo e voz com os contatos do Google Talk e AIM diretamente no Gmail. Mensagens instantâneas podem aumentar sua produtividade, desde que usadas com moderação, agilizando a comunicação.

8 – Mídias sociais (??)

Cuidado redobrado com os gadgets para Facebook, MySpace e FriendFeed, Digg e Flickr. Se optar por adicioná-los à sua barra lateral do Gmail, corre sério risco de passar o dia olhando para as fotos e atualizações da vida alheia e chegar ao fim do dia sem realizar nada.

9 – Feeds RSS

Havia um script para Greasemonkey que colocava o Google Reader dentro do Gmail, mas ela não funciona desde a última atualização do sistema. Ainda assim, o GReader pode ser configurado como um favorito para ser exibido sempre na barra lateral do Firefox.

10 – Organizando os gadgets

Se você adicionou todos os gadgets sugeridos aqui (mais outros tantos que existem), deve ter percebido que eles podem deixar sua tela um pouco desorganizada. Para minimizar este efeito colateral, habilite o Labs Arrastar-e-soltar da barra de navegação. Assim, você poderá reordená-los por prioridade, por exemplo. Outra opção é habilitar Marcadores do lado direito e Bate-papo do lado direito. Gadgets também podem ser minimizados, como janelas, para economizar espaço. Por fim, simplesmente retire os que não estiver usando.

11 – Offline Gmail

Uma das principais críticas que o Gmail sofria é que não era possível acessar suas mensagens quando não tivesse uma conexão à internet disponível. Isso ficou para trás com a inclusão dele no grupo de programas suportados pelo Google Gears (assim como Google Docs e Google Agenda), que disponibiliza aplicativos online enquanto se está offline. Para habilitar esta função, vá na aba de configuração do Labs.

Dica mais importante

Emails podem ser uma máquina de procrastinação. Quanto mais você lê, mais mensagens chegam e o ciclo não termina. Um email potencializado como o Gmail (principalmente se você incluir os gadgets sociais) pode multiplicar esse risco algumas vezes. Portanto, a dica mais importante: não deixe seu Gmail aberto o tempo todo. De preferência, agende alguns horários para checá-lo, entre 2 e 3 vezes por dia.

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Feed dos comentários5 Comentários

  1. Pedro

    Legal. Não sabia que tinha gadget de Facebook, MySpace e Twitter pro Gmail.

    Tem que tomar cuidado com elas mesmo, ou acabamos tuitando o dia todo sem produzir nada.

  2. Tina

    q legal, tem mtas informações q eu não conhecia, já uso iGoogle faz tempo e a cada dia me surpreende a abrangência, obrigada pelas dicas.
    Tina

  3. Rafael Perrone

    É isso mesmo, Tina.

    Não é à toa que um dos motivos da fama do Google e a capacidade inovadora deles.

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