Uma alternativa simples, mas eficiente, pra o GTD

O GTD tem se mostrado uma alternativa altamente eficaz para a maioria das pessoas que o experimentam. Mesmo assim, e alinhado com o que foi abordado nos 3 requisitos para uma vida produtiva, o que realmente importa é que se use um método consistente e que se sinta confortável e seguro com a alternativa adotada.

Uma das queixas comuns em relação ao Getting Things Done é que sua implementação total é um tanto complexa e exige o gerenciamento de várias listas com especial atenção à etapa de Revisão. Isto acaba sendo um empecilho para muita gente que não se dá bem com este tipo de abordagem e acaba optando por metodologias mais simples.

Uma opção é o método criado por Stephen R. Covey, autor do livro Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes. No capítulo 3 deste livro, Primeiro o mais importante, ele apresenta os 4 quadrantes para o gerenciamento de atividades. Por esse sistema, classifica-se as tarefas em 4 grupos de prioridades:

UI – Urgente e Importante: São as necessidades da crise, regidas pela pressão. É o quadrante do Inevitável. Os resultados de trabalhos neste quadrante são estresse, esgotamento e sensação de apagar incêndios.
NUI – Não Urgente e Importante: É o quadrante da Qualidade, ligado ao planejamento, desenvolvimento e identificação de oportunidades. Tem como resultados o equilíbrio, visão e perspectiva.
UNI – Urgente e Não Importante: Composto por interrupções, telefonemas, correspondências e demais atividades triviais. Resulta em foco no curto prazo e é conhecido como quadrante da Decepção.
NUNI – Não Urgente e Não Importante: Geralmente são tarefas agradáveis, mas que não trazem benefícios verdadeiros, como navegar pela internet, fofoca e alguns emails. Costuma demostrar irresponsabilidade e resultar em baixo rendimento e até demissões. Chamado de quadrante do Desperdício.

Atividades urgentes requerem nossa atenção imediata e costumam ser impostas a nós. Já as importantes estão relacionadas aos resultados, contribuindo para alguma missão, valor ou meta prioritária.

Viver no quadrante UI significa pular de crise em crise, com uma vida estressada e sem grandes resultados de longo prazo. Neste caso, é comum alternar períodos entre o quadrante UI e NUNI para um pouco de relaxamento e prazer, o que acaba intensificando o sentimento do momento crítico.

Pessoas eficientes passam a maior parte do tempo no quadrante NUI, minimizando o UI e UNI, bem como evitando o NUNI. Isto garante bons resultados futuros, alinhados com as principais metas pessoais e profissionais.

Esta metodologia é mais simples de ser aplicada — compare com este fluxograma do GTD — e pode trazer benefícios com menos esforço e, talvez, mais rapidamente.

Para conhecer mais sugiro, além da leitura do livro, a resenha disponível no Scribd.

Sei que esta coluna semanal, Fazendo Acontecer com GTD, deveria trazer informações sobre a metodologia de David Allen. Mesmo assim, achei interessante apresentar esta alternativa (que eu conheci apenas recentemente) que também parece viável, apesar de eu nunca ter testado pessoalmente.

Se você já a experimentou, deixe suas impressões nos comentários.

Not a GTD Disciple? Don’t Worry About It [via Web Worker Daily]

O que achou do artigo? Comente.