Caixa de entrada vazia – produtividade com email em dia

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fazendoacontecer-com-gtdUm dos grandes benefícios trazidos pela internet é o email. Indiscutivelmente, é muito mais simples enviar uma mensagem no conforto de sua casa/escritório, sem se levantar da cadeira, bastando apenas um clique do mouse do que escrever em papel, colocar em um envelope, selar e levar até a agência dos Correio. Sem contar no tempo para o destinatário receber a correspondência.

Porém, isso também significa que você, provavelmente, receberá inúmeros emails diariamente. Da lista de discussão, do Facebook, Orkut, do amigo que encaminha correntes, da amiga que copia os Powerpoints de amizade para toda a lista de contatos, sua caixa de entrada certamente ficará entupida rapidamente.

Para evitar que itens importantes se percam em meio a tanto inutilidade, é necessário criar — e cumprir — algumas regras que nos ajudem a manter nosso email organizado. Uma metodologia fundamentada no GTD chamada Inbox Zero foi desenvolvida especialmente com esse propósito e Gina Trapani, no seu novo blog no harvardbusiness.org descreveu o processo que usa para alcançar a caixa de entrada vazia.

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Inicialmente, ela separa seus emails recebidos em 3 pastas (ou marcadores, se usar Gmail):

  • Follow-up – Para todas as mensagens que você tem que responder ou agir e levará mais do que 2 minutos para concluir (para mensagens que durem menos do que isso, veja dicas abaixo). Cada uma destas mensagens deverá ter uma ação correspondente na sua lista de tarefas.
  • Em espera – Para mensagens relacionadas a algo que deve ser aguardado como, por exemplo, uma encomenda enviada pelos Correios ou um evento com data específica para acontecer. Itens desta pasta devem ter uma evento anotado no calendário.
  • Arquivo – Para mensagens que não há mais ações associadas, mas que se deseja manter para referência futura. No Gmail, o próprio botão Arquivar é suficiente.

No artigo original, 3 dicas ainda são citadas para que, uma vez alcançado o estado de Inbox Zero, você se mantenha desta forma, aumentando sua produtividade nos emails.

Avalie seus emails em lotes. Particularmente, não sei se este item é eficiente ou não em relação à organização da caixa de entrada, porém acredito que sua produtividade será severamente comprometida se você ficar com o email aberto o tempo todo. Segundo Trapani, pessoas que checam constantemente suas mensagens têm uma tendência a resolver os itens mais urgentes, deixando os demais em segundo plano. Uma alternativa melhor é reservar momentos específicos para avaliar todos os emails, sejam eles importantes ou não e distribuí-los entre as 3 pastas descritas. Nenhum email pode ser deixado para depois e não pode haver repescagem.

Use a regra dos dois minutos. No GTD, toda ação que pode ser concluída em menos de dois minutos deve ser realizada instantaneamente, sem ser relacionada em listas de tarefas. Aplicando esta ideia ao Inbox Zero, todo email que pode ser respondido ou cuja ação associada pode ser concluída em menos de dois minutos deve ser feita assim que averiguada e não deve seguir para a pasta Follow-up.

Configure filtros e remova inscrição. Muitos dos emails que recebemos simplesmente podem ser ignorados. São apresentações do Powerpoint, piadas, fotos, pornografia, jogos, mensagens ultra-chatas-meigas que nossos amigos e parentes insistem em enviar. Com criatividade, boa parte delas pode ser filtrada e apagada automaticamente. Se não quiser apagá-las, crie uma pasta específica para verificar estas mensagens quando tiver tempo sobrando. Para as listas de discussão, reavalie periodicamente quais realmente lhe são úteis e use a função unsubscribe para parar de receber as que já não está lendo.

Eu complemento estas ótimas dicas com uma função do Gmail que já foi discutida aqui no FazendoAcontecer.net. O Gmail Labs Várias caixas de entrada é uma ótima alternativa para implementar as 3 pastas, já que as mensagens em cada uma das categorias serão exibidas constantemente. Assim, teríamos a Caixa de entrada principal no topo, a Follow-up na segunda posição, seguida por Em espera. A pasta Arquivo não precisa ser criada, basta usar a pasta Todos os emails disponível no Gmail.

Quem não quiser apagar a enxurrada de emails de corrente dos amigos e parentes e remover a inscrição das listas de distribuição, ainda pode criar uma quarta caixa de entrada específica para emails deste tipo. Pode nomeá-la, por exemplo, Supérfluos.

Acho que esta metodologia é relativamente simples e ajuda realmente a manter a caixa de entrada vazia. O objetivo principal da organização do inbox é evitar que itens importantes sejam esquecidos devido à bagunça ou excesso de informação. Nesta mesma linha, o Efetividade.net também tem ótimas dicas bem parecidas.

E vocês, alguma técnica ou ideia especial? Queria saber dos leitores como fazem para manter seus emails em dia.

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Feed dos comentários7 Comentários

  1. Dan

    For implementing GTD you can use this web-based application:

    http://www.Gtdagenda.com

    You can use it to manage your goals, projects and tasks, set next actions and contexts, use checklists, schedules and a calendar.
    A mobile version is available too.

  2. A etapa Processar do fluxograma do GTD | FazendoAcontecer.net

    […] Caixa de entrada vazia. Este é um dos principais objetivos do GTD. Depois de coletar todas as ideias, tarefas e demais “coisas” na sua caixa de entrada, a próxima etapa e processar estas informaçõess, mantendo sua caixa de entrada livre para receber novos itens. […]

  3. Como organizar os itens de sua caixa de entrada com GTD | FazendoAcontecer.net

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    […] não tomarmos algumas medidas, dificilmente conseguimos manter nossa caixa de entrada em dia. É justamente sobre isso que falamos hoje no Produzindo.net: Como usar o email com […]

  6. MALVINA

    COMO FAÇO PARA CRIAR PASTAS. POIS EM TODOS OS EMAILS TENHO MUITAS MENSAGENS AINDA PARA APRECIAR. POSSO IR DIRETO NO ARQUIVO E ARQUIVAR PARA QUANDO TIVER TEMPO, ABRO A MENSAGEM. AGRADECIDA. UM BIG ABRAÇO

  7. MALVINA

    ACHO ÓTIMO ESSE ARTIGO… SÓ ESPERO QUE ME AJUDEM, OK?

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