Processando sua caixa de entrada com GTD

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fazendoacontecer-com-gtdCaixa de entrada vazia. Este é um dos principais objetivos do GTD. Depois de coletar todas as ideias, tarefas e demais “coisas” na sua caixa de entrada, a próxima etapa e processar estas informaçõess, mantendo sua caixa de entrada livre para receber novos itens.

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Isto não significa, necessariamente, que todas as ações deverão ser realizadas neste momento, mas sim encaminhadas ou direcionadas ao seu local adequado.

Na prática, após processar, você terá:

  • descartado o que não é mais necessário;
  • completado toda ação que leve menos de dois minutos;
  • direcionado para outros tudo que pode ser delegado;
  • distribuído, no seu próprio sistema de organização, lembretes para tarefas que durem mais de dois minutos;
  • identificado todos os projetos atuais.

Além disso, três regras importantes devem ser seguidas:

  • processe os primeiros itens primeiro;
  • processe um item de cada vez;
  • nunca coloque algo de volta na caixa de entrada.

Processando

processando-gtdA fase de processamento gira em torno de uma questão fundamental para o Getting Things Done — qual a próxima ação?

A depender do resultado desta pergunta-chave, tem-se que, se não há próxima ação, o item em questão segue um dos três caminhos:

Descarte. Para itens que não são mais necessários;
Incube. Para elementos sobre os quais não se tomará nenhuma medida no momento, porém, no futuro, talvez sim;
Referência. Para tudo que se quer armazenar para referência futura, quando necessário.

A outra possibilidade são coisas que possuem ações físicas realizáveis associadas. Neste caso, também 3 destinos podem ser dados:

Faça agora. Se a ação necessária para concluir esta meta dura menos de dois minutos, ela deve ser realizada neste instante;
Delegue. Se você não é a pessoa mais indicada para realizá-la, delegue.
Postergue. Caso, por outro lado, a tarefa leve mais de dois minutos para ser realizada, postergue.

Dicas importantes:

cabeca-pensando-engrenagemPara cada ação delegada, adicione um item na lista “Aguardando” incluindo a data que foi encaminhada e quem foi o destinatário. Assim ficará mais fácil rastrear — e cobrar — mais tarde.

Se foi postergada, deve ser anotada no seu sistema de gerenciamento de ações ou no calendário.

Ao processar, o mais importante é categorizar cada um dos elementos da sua caixa de entrada para posterior organização. Portanto, neste momento, se preocupe apenas em entender cada um deles e classificá-los (colocando um Post-it, por exemplo) de acordo com os grupos acima.

Projetos

Projetos, como definidos por David Allen no livro A Arte de Fazer Acontecer, são compromissos que você estabeleceu e que necessitam de mais de uma ação para serem concluídos.

Para gerenciar estes objetivos, é preciso mais do que uma simples lista de ações — uma lista de Projetos. A lista de projetos é importante apenas para lembrar-lhe que uma única ação não alcança aquela meta e mantendo-lhe no foco.

Esta lista pode conter itens tão variados quanto “festa de aniversário” e “implementar job rotation no departamento de engenharia”.

Próximo passo

A etapa seguinte no fluxograma do GTD é Organizar. Nesta fase, cada um dos itens que foram marcados como Incubados, Referência, Aguardando, Delegado, Postergados e Projetos terão seu destino final.

Mas isto será assunto para o artigo da semana que vem. Até lá.

Imagens de Решила Вонасах e Matrixizationized.

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Feed dos comentários4 Comentários

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