Organizando sua vida com GTD

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fazendoacontecer-com-gtdNa semana passada, vimos como processar a caixa de entrada — onde estão reunidas todas as nossas coisas usando o GTD. O próximo passo, de acordo com a metodologia, é Organizar tudo que tiver sido processado.

A atividade principal desta etapa é a criação de listas de coisas que devem ser organizadas. Porém, isto normalmente não é feito de uma única vez, mas sim, em um processo que evoluirá à medida que itens forem processados e você perceber a melhor estrutura para você.

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O capítulo sobre o passo Organizar é um dos maiores do livro A Arte de Fazer Acontecer e merece uma leitura completa e atenta daqueles que desejam implementar o GTD no gerenciamento de suas tarefas. Aqui será apresentado um breve resumo contendo os principais conceitos, sugestões e ideias apresentados no livro.

As principais categorias

O diagrama do fluxo de trabalho utilizado mostra os principais destinos para todas as coisas após o processamento:

  • Itens sem ações relacionadas: seguirão para Lixo, Algum dia/Talvez ou Referência;
  • Itens com mais de uma ação associadas: Projetos, Planejamento de Projetos;
  • Ações delegadas: Aguardando;
  • Ações postergadas: apontadas no Calendário ou nas listas de Próximas ações.

Como vimos na etapa Processar, as tarefas que demandam menos de dois minutos devem ser concluídas instantaneamente, sem seguir para listas de referência.

Assim, as categorias mais comuns serão:

  • Lista Projetos;
  • Material de suporte para projetos;
  • Ações de Calendários — que devem ser feitas em data e/ou horário específicos obrigatoriamente;
  • Listas de Próximas Ações;
  • Lista Aguardando;
  • Material de referência;
  • Lista Algum dia/Talvez.

Organizando lembretes de ações

O objetivo na fase de Organizar é listar todos os itens processados nos seus devidos locais de referência, sejam eles ações delegadas, projetos, aguardando, próximas ações, algum dia/talvez. Para isso, qualquer meio pode ser usado: pastas ou listas, feitos com papel e caneta ou digitais. O importante é que se sinta confortável em usar as ferramentas escolhidas.

David Allen cita várias dicas e ideias baseadas em sua experiência para determinar exatamente o quê e onde listar cada uma das coisas processadas, mantendo sua vida organizada:

  • Ações que devem ir no calendário;
  • Ações que devem ser feitas o quanto antes: ligações, no computador, na rua, no escritório, em casa, reuniões, ler/revisar são categorias comuns;
  • Lista aguardando;
  • Projetos e material de suporte para projetos;
  • Informações sem ações associadas: material de referência e listas algum dia/talvez.

Para cada um destes grupos de informações, ele apresenta exemplos práticos de como distribuir todas as informações, independentemente das ferramentas utilizadas. Fluxo de trabalho baseado em papel ou email e como manter sua caixa de entrada vazia são alguns destes exemplos.

43 fichas

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Um dos termos mais conhecidos cunhado pelo GTD é 43 fichas. Inclusive, um dos mais famosos blogs especializados no assunto leva esse nome: 43 Folders.

43 fichas é um sistema criado por David Allen para gerenciar itens que devem ser realizados ou revisado em uma data específica. Ele leva esse nome por ser baseado em um arquivo suspenso composto de 43 fichas — uma para cada mês (12) mais uma para cada dia do mês, de 1 a 31 (31).

Os arquivos diários ficam na frente, começando pelo dia seguinte (se hoje é 5 de outubro, a primeira seria 6). As fichas para os demais dias até o restante do mês vêm depois (7 a 31). Atrás do dia 31 vem a ficha referente ao próximo mês (novembro) e depois as dos dias 1 a 5. Por fim, os demais meses vêm na ordem, de dezembro a outubro.

Para usá-lo, todo dia, a ficha do dia seguinte deve ser revisada e distribuída na caixa de entrada. Caso necessário, deve-se distribuir os itens nas demais fichas para os meses seguintes. Assim, o sistema se torna um arquivo perpétuo.

Veja aqui uma boa ideia de como implementar o sistema de 43 fichas.

Como disse antes, este capítulo do livro é bastante extenso e repleto de dicas praticas e exemplos de quem tem experiência no assunto. O que foi abordado aqui é apenas uma linha geral do que é discutido no livro, portanto acredito que este capitulo deve ser lido com bastante atenção para encontrar a melhor forma de implementar o sistema na sua vida de maneira realmente produtiva.

Imagem de sciondriver.

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  1. O Diagrama do Conceito Básico do GTD | FazendoAcontecer.net

    […] de seu funcionamento. É uma forma visual de representar as cinco etapas: Coletar, Processar, Organizar, Revisar e […]

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