Como fazer uma reunião como o Google

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fazendoacontecer-com-gtdComo fazer reunião produtivas e que gastem apenas o tempo necessário? Este é um grande dilema das empresas. Na companhia que trabalho, vejo gente reclamar todos os dias que passa a semana inteira numa sala de reunião — e acaba dedicando pouquíssimo tempo para si. Este foi o tema de outro texto meu e, enquanto pesquisava para ele, encontrei estas seis dicas de como fazer uma reunião como o Google.

Conheço pouquíssimos defensores desta avalanche de reuniões de trabalho, mas sei de muitos que a rejeitam. Há também os casos extremos de gente que simplesmente não aceita e não comparece em uma reunião sequer — a menos que sejam convocadas pelo chefe. Isto pode passar uma ideia de reatividade, desleixo e falta de comprometimento — nada recomendado.

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Na minha opinião, muitas reuniões poderiam ser evitadas se os funcionários procurassem se comunicar melhor pessoalmente. Porém, a verdade é que elas são um mal necessário e dificilmente serão completamente extintas.

Quando vi o artigo sobre as reuniões no Google, além de considerá-lo interessante, pensei que serviriam para mostrar a visão sobre este tema tão controverso de uma empresa nova, nascida e criada na internet, conhecida por ser um dos melhores locais para se trabalhar do mundo, desejada por todos os aficionados por tecnologia.

Estas seis dicas dicas foram passadas por Marissa Mayer, vice-presidente do Google para produtos de busca. Sua agenda tem, em média, 70 reuniões semanais e ela é a última parada dos novos produtos e projetos antes de alcançarem os co-fundadores Sergey Brin e Larry Page.

1. Crie uma pauta previamente. Pode parecer óbvio, mas é comum pessoas começarem reuniões sem uma pauta específica. Claro que pautas precisam ser flexíveis, mas definir os assuntos para a reunião previamente força pessoas a pensarem o que pretendem alcançar com ela e qual a melhor forma de fazê-lo.

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2. Determine um secretário(a) para criar a ata da reunião. Reuniões no Google contam com vários displays. Na parede, um retroprojetor com a apresentação. Ao lado deste, outro projetor com as anotações do que está sendo discutido. E ainda um terceiro com um cronômetro indicando o tempo restante. Quem perdeu a reunião recebe um cópia da ata, que fica disponível para consulta de todos.

3. Faça micro-reuniões. Marissa sugere quebrar uma reunião longa em várias pequenas e de público restrito. Ao invés de discutir um grande projeto multidisciplinar com todos os times envolvidos ao mesmo tempo, ela faz pequenas reuniões separadamente. Este método oferece flexibilidade suficiente para alterar a pauta caso algum imprevisto ocorra.

4. Dedique horários para atender pessoas. Esta prática se aplica melhor a pessoas que possuem cargos de liderança e professores (a própria Marissa diz que a conheceu enquanto ensinava em Stanford). Ela mantém um quadro do lado de fora de seu escritório onde funcionários anotam seus nomes. Por 90 minutos, todos os dias a partir das 16 horas, elas atende estas pessoas na ordem dos nomes anotados. Segundo ela, muito produtos, inclusive Orkut, Google News e Google Desktop, foram idealizados desta forma.

5. Desencoraje política, incentive dados. Para evitar que as pessoas se sintam rejeitas (ou privilegiadas) e que se crie boatos de “peixes” e “queridinhos do chefe”, todas as decisões devem ser baseadas em fatos, estatísticas, dados sólidos. O processo decisório deve ser sólido, aberto, semelhante à metodologia científica. Por exemplo, em reuniões de design, ela evita frases “Eu gosto de como isso se parece” e favorece “A experimentação neste site mostrou que este design teve uma performance 10% melhor“.

6. Seja fiel ao relógio. Como dito no item dois, as reuniões no Google contam com um cronômetro gigante que é exibido constantemente na parede. Nada mais é do que um contador regressivo em um computador sendo projetado na parede com aproximadamente 1,2m de altura. Pode parecer exagero, mas esta pressão sutil faz com que os horários de começo e fim das reuniões sejam respeitados, mantendo todos focados e a reunião, produtiva.

A aplicabilidade destas dicas depende do ambiente de trabalho, da receptividade dos colegas e da liderança a novidades e claro, da necessidade de implementar medidas para controlar reuniões. Porém, com uma boa dose de humor, estas práticas (e outras até mais radicais) podem ser implementadas numa boa.

Como sempre, se você tem outras dicas de produtividade para reuniões de trabalho, compartilhe nos comentários.

Imagem de lumaxart.

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Feed dos comentários3 Comentários

  1. Davi

    Muita boa! parabéns! :)

  2. Delaqua

    Eu gosto também do método, STOP, START e CONTINUE. Utilizo nas reuniões com meus funcionários pedindo que eles listem coisas que devemos para de fazer (STOP), comerçar (START) e continuar (CONTINUE).

    A simplicidade nesse processo acaba dando uma dinâmica ao mesmo e serve bem para auxiliar nas tomadas de decisão ou elaborar pautas.

    Abraço.
    http://seodelaqua.blogspot.com

  3. Isaías Vasconcelos

    Muito bom.
    O que me aguçou a atenção é o método de fazer pequenas reuniões durante uma extensa, ou seja, utilizar na prática o comportamento que ocorre no dia a dia e coloca-lo como parte formal da estrutura de uma reunião longa.

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