Faça listas de tarefas eficazes para um GTD produtivo

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fazendoacontecer-com-gtdA ferramenta mais básica do GTD (e outros métodos de produtividade pessoal) é a lista de tarefa. Isto não é coincidência. Listas de tarefas provavelmente são o recurso com maior potencial para aumentar a produtividade. Ainda assim, para que funcionem bem e deem o resultado esperado, alguns cuidados devem ser tomados ao prepará-las.

Mesmo pessoas que não adotaram uma metodologia de produtividade pessoal, ao se verem em dias bastante atarefados, costumam rabiscar uma relação das atividades que precisam concluir. E, mesmo desta forma, conseguem bons resultados.

A explicação para a eficácia da lista de tarefas se deve ao modo como nosso cérebro funciona. Primeiro, temos uma capacidade de armazenamento limitada. Nossa memória RAM tem um tamanho finito e, à medida que colocamos mais coisas nela, nosso desempenho cai e fica difícil lembrar de tudo que temos par fazer. Segundo, ao olharmos para um boa lista de tarefas, podemos visualizar o que devemos fazer, o esforço necessário e as ferramentas que utilizaremos. Ou seja, já temos meio caminho andado.

O que é uma tarefa?

papel-caneta

A definição de David Allen, pai do GTD, é um bom ponto de partida para entender o que é uma tarefa. Ele diz que “tarefa é a próxima atividade física e visível que precisa ser realizada para mover a realidade atual em direção à conclusão”. Ainda, as tarefas possuem as seguintes características:

  • são uma ação física;
  • podem ser realizadas de um só vez;
  • sua conclusão representa um avanço em direção à meta estabelecida;
  • é algo que você é a pessoa mais indicada para fazer.

Ação física? A ideia de Próxima Ação

É fundamental entender bem o que é uma ação física. O livro Getting Things Done explica muito bem este conceito com a ideia da Próxima Ação. Para isso, vamos usar um exemplo de tarefa mal descrita: “Consertar o carro”.

Consertar o carro parece, à primeira vista, um exemplo de ação física. Você entra no carro, liga, dirige até a oficina e solicita o conserto. Porém, uma análise mais profunda nos mostra que isto é, na verdade, um Projeto.

Digamos que Pedro, seu amigo, lhe falou sobre uma oficina mecânica da qual ele é cliente há anos, o dono é seu amigo pessoal e ele confia inteiramente. Por outro lado, você ficou desapontado com o trabalho feito no local onde normalmente conserta seu carro. Nada mais natural do que experimentar a oficina do amigo de Pedro.

Agora, sua próxima ação (que irá para a lista de tarefas) não pode mais ser “Consertar o carro”. Você precisa, antes, “Telefonar para Pedro”. Mas Pedro acabou de mudar de celular e você ainda não gravou o novo número na agenda. Você deve, então, “Ligar para Carlos para pedir o novo número de Pedro”.

Com o telefone de Pedro em mãos, vamos “Ligar para Pedro para pedir o telefone da oficina”, “Ligar para a Oficina para pedir o endereço” e “Levar o carro até a oficina”.

Sendo assim, a tarefa, que antes era “Consertar o carro”, se tornou “Ligar para Carlos para pedir o número de Pedro”, pertencente ao projeto “Consertar o carro”. Este projeto possui ainda as tarefas “Ligar para Pedro para pedir o telefone da oficina”, “Ligar para a Oficina para pedir o endereço” e “Levar o carro até a oficina”. No GTD, a próxima ação será listada numa lista com este nome e as demais irão para uma lista específica do projeto — e serão movidas para Próximas Ações assim que suas dependências forem concluídas.

Como o exemplo da oficina é simples, pode parecer um pouco de exagero. Mas listar tarefas usando este princípio faz com que sua lista de tarefas fique muito fácil de ser utilizada. Rapidamente sabemos exatamente o que precisa ser feito (telefonar, preparar, fazer, comprar, …) e quais os recursos necessários.

Nomeie bem suas tarefas

A forma como você nomeia uma tarefa determina o quão fácil será para ler e interpretá-la quando revisar sua lista de tarefas. A melhor forma geralmente segue a seguinte estrutura:

[Verbo][o quê?][com quê?][para quê?]

Nem sempre os três complementos do verbo serão utilizados, mas algum sempre será.

Escolha verbos diretos e objetivos

Mesmo que você faça um bom brainstorming ou mapa mental do seu projeto, identifique todas as suas próximas ações e siga a estrutura sugerida, ainda precisa selecionar bons verbos para nomear sua tarefa. Bons verbos são aqueles diretos e objetivos, que exprimem aquilo que você realmente precisa fazer.

Por exemplo, se você pretendesse “Otimizar o layout do site”, poderia reescrevê-la como “Fazer três rascunhos de propostas de layouts novos”. A segunda opção é mais objetiva, mais direta e reforça a ideia de ação física.

Ações listadas são compromissos assumidos

Por fim, lembre-se que as ações que decidiu colocar na lista de tarefas estão lá porque lhe ajudarão a concluir mais uma etapa em direção a alguma meta estabelecida. Sendo assim, precisam ser feitas assim que possível (se estão na sua lista de Próximas ações) ou na data e horário estipulados (se estão no seu calendário).

Seguindo estas diretrizes você transforma suas ideias, necessidades e projetos em tarefas realmente exequíveis. A falha ao fazer boas listas de tarefas (e não a falta de tempo!) é responsável por grande parte das tarefas não concluídas, da procrastinação e da baixa produtividade.

Imagem de viZZZual.com.

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Feed dos comentários3 Comentários

  1. Estudo com produtividade usando GTD | FazendoAcontecer.net

    […] cada item de sua caixa de entrada em uma ação. Escolha descrições objetivas para estas tarefas. Assim, ao invés de “Estudar Cálculo 1“, use “Estudar […]

  2. Como anda sua motivação pessoal? «

    […] por completo, mas em conjunto com o método de trabalho em tiros, facilita a saída da inércia. Determinar as próximas ações é como um guia de primeiros passos […]

  3. gpr.ppg.br

    muito bom. vou usar suas dicas no software Getting Things GNOME!. abraços, gpr.

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