Estudo com produtividade usando GTD

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A metodologia Getting Things Done (GTD) é relativamente bem conhecida no meio profissional — principalmente nos ligados a computação. Porém, ele pode ser aplicado a várias necessidades específicas — inclusive para estudantes. O Lifehacker.com publicou ontem uma adaptação bem interessante do GTD para o ambiente acadêmico.

Para quem já conhece o sistema, não há novidades. Caixa de entrada, ações e listas de tarefas, calendário, contextos e projetos. O GTD não varia muito além disso. O que o texto tem de interessante é a exemplificação para a realidade de estudantes, removendo o que é desnecessário e reforçando os itens importantes relacionados ao estudo.

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Vejamos como aplicar a metodologia GTD para ser produtivo nos estudos.

A caixa de entrada

No GTD, tudo começa com a caixa de entrada (inbox). É aqui que você irá capturar todas as suas tarefas e ideias. Estudantes costumam anotar este tipo de informação no calendário, transformando-o numa lista de tarefas. Isso é ruim, pois a data para entrega de projetos e tarefas são apenas limites, não significam que você deve fazer aquela tarefa naquele dia. Isto é um convite à procrastinação.

Então, quando receber qualquer novo tarefa, anote em uma lista — pode ser no caderno, smartphone ou computador. Esta lista deve ser única para todas as disciplinas e revisada diariamente. Esta relação de afazeres chama-se caixa de entrada. É onde você armazena tudo que recebe para analisar posteriormente.

Anotando tudo você libera o seu cérebro para se concentrar em coisas mais importantes. Este é um dos preceitos do GTD.

Fluxo de trabalho

Determine um horário para revisar sua caixa de entrada diariamente. Pode ser à noite, de manhã cedo, no início da tarde. Você escolhe, mas é importante manter a consistência.

Ao fazer a revisão, deverá seguir o processo descrito na figura abaixo:

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Transforme cada item de sua caixa de entrada em uma ação. Escolha descrições objetivas para estas tarefas. Assim, ao invés de “Estudar Cálculo 1“, use “Estudar anotações da aula do dia 11/08” ou “Estudar Limite“.

Se o item da caixa de entrada necessita de mais de uma ação para ser completado (um trabalho de eletrônica, por exemplo). Estes itens serão gerenciados de forma um pouco diferente. Por ora, pense na primeira ação necessária para iniciar o projeto. Logo falaremos com mais detalhes o que fazer nestes casos.

Datas e contextos

Agora você transformou todos os itens de sua caixa de entrada em ações e precisa classificá-las. No GTD, as ações são classificadas de acordo com a data que acontecerão ou o contexto no qual estão inseridas.

Contextos

Contextos são uma excelente forma de organizar suas tarefas. Criar uma única lista com todas as tarefas que precisa realizar pode ser confuso e complicado. Portanto, você criará listas específicas para locais ou situações. Assim, quando estiver na biblioteca, por exemplo, basta abrir sua lista de tarefas deste local (contexto) para saber o que precisa fazer lá. Para um estudante, as mais comuns são:

Casa/república. Ações de tipo estudar, ler livro, telefonar, tudo que você deva fazer enquanto estiver em casa.

Campus/departamento. Você pode precisar falar com algum professor, checar algo na secretaria, passar no diretório ou centro acadêmico.

Biblioteca. Pesquisas, estudo, pegar livro.

Computador. Esta lista pode ficar muito grande, já que boa parte das atividades de estudantes modernos são feitas com um computador. Assim, esta lista pode ser subdividida em Online, Offline e Email, por exemplo.

Aula. Perguntas a serem feitas para o professor, dúvidas, falar com colegas. É interessante ter uma lista diferente para cada disciplina.

Cada pessoa deve definir seus contextos de acordo com sua necessidade. A forma de gerenciar estas listas também fica a cargo do usuário — desde papel e lápis a software com sincronização automática na web, desktop e iPhone, todos funcionam bem se utilizados corretamente. O importante é que quando esteja na biblioteca, a lista deste contexto deve estar sempre disponível e assim por diante.

Datas

Todas as ações que possuem um prazo limite precisam ser anotadas no calendário — além de serem colocadas na lista de seu respectivo contexto.

Porém, existem ações que não pertencem a nenhum contexto. Reuniões, por exemplo, só dependem da data e horário que acontecem. Estas irão apenas para o calendário, sem habitar as listas de tarefas/contexto.

Projetos

Já vimos anteriormente que projetos são tarefas que precisamos de mais de uma ação para completá-las. Assim, “escrever artigo da iniciação científica” ou “fazer o trabalho de eletrônica” são, na verdade, projetos.

Para estes, você deverá anotar a próxima ação necessária para dar seguimento ao projeto. Esta ação pertencerá a lista de ações do contexto que se aplica. Quando esta ação for finalizada, determine a próxima ação necessária e a coloque na lista do contexto apropriado. Repita isto até que o projeto esteja concluído.

Além disso, também deve manter um lista de projetos atualizada. Desta forma ficará fácil saber todos os projetos que está envolvido a qualquer momento.

Revise semanalmente

Este é um dos pontos mais importantes do GTD — e onde muita gente acaba falhando por não dar a devida importância. Escolha um dia na semana e revise duas coisas: seu calendário e a lista de cada disciplina.

No calenrário, dê atenção a itens com data de vencimento próximas (no próximo mês ou na semana seguinte). Esta informação será útil para saber como irá lidar com as listas de cada contexto nos próximos dias.

Para cada disciplina, olhe suas anotações de aula, apostilas e tarefas para garantir que não deixou nada de fora. Olhe também para sua lista de projetos e garanta que tem um próxima ação para cada um deles.

O importante é encontrar um método que funcione para você

Como já disse antes, é fundamental usarmos um método de produtividade que funcione para nós — e, já que somos diferentes, o mesmo método não funcionará para todos.

O GTD é uma alternativa que deve ser considerada, pois vem funcionando com muita gente. Mas há algumas boas alternativas que não não podem ser deixadas de fora.

Este é um modelo simplificado, mas acredito que funcionará bem para o fim que se destina — organizar a vida de estudantes.

Se quiser saber mais sobre o GTD, veja nossa referência completa de informações sobre o tema.

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