Mesmo pessoas que não adotaram uma metodologia de produtividade pessoal, ao se verem em dias bastante atarefados, costumam rabiscar uma relação das atividades que precisam concluir. E, mesmo desta forma, conseguem bons resultados.

A explicação para a eficácia da lista de tarefas se deve ao modo como nosso cérebro funciona. Primeiro, temos uma capacidade de armazenamento limitada. Nossa memória RAM tem um tamanho finito e, à medida que colocamos mais coisas nela, nosso desempenho cai e fica difícil lembrar de tudo que temos par fazer. Segundo, ao olharmos para um boa lista de tarefas, podemos visualizar o que devemos fazer, o esforço necessário e as ferramentas que utilizaremos. Ou seja, já temos meio caminho andado.

O que é uma tarefa?

A definição de David Allen, pai do GTD, é um bom ponto de partida para entender o que é uma tarefa. Ele diz que “tarefa é a próxima atividade física e visível que precisa ser realizada para mover a realidade atual em direção à conclusão”. Ainda, as tarefas possuem as seguintes características:

• são uma ação física;
• podem ser realizadas de um só vez;
• sua conclusão representa um avanço em direção à meta estabelecida;
• é algo que você é a pessoa mais indicada para fazer.

Ação física? A ideia de Próxima Ação

É fundamental entender bem o que é uma ação física. O livro Getting Things Done explica muito bem este conceito com a ideia da Próxima Ação. Para isso, vamos usar um exemplo de tarefa mal descrita: “Consertar o carro”.

Consertar o carro parece, à primeira vista, um exemplo de ação física. Você entra no carro, liga, dirige até a oficina e solicita o conserto. Porém, uma análise mais profunda nos mostra que isto é, na verdade, um Projeto.

Digamos que Pedro, seu amigo, lhe falou sobre uma oficina mecânica da qual ele é cliente há anos, o dono é seu amigo pessoal e ele confia inteiramente. Por outro lado, você ficou desapontado com o trabalho feito no local onde normalmente conserta seu carro. Nada mais natural do que experimentar a oficina do amigo de Pedro.

Agora, sua próxima ação (que irá para a lista de tarefas) não pode mais ser “Consertar o carro”. Você precisa, antes, “Telefonar para Pedro”. Mas Pedro acabou de mudar de celular e você ainda não gravou o novo número na agenda. Você deve, então, “Ligar para Carlos para pedir o novo número de Pedro”.

Com o telefone de Pedro em mãos, vamos “Ligar para Pedro para pedir o telefone da oficina”, “Ligar para a Oficina para pedir o endereço” e “Levar o carro até a oficina”.

Sendo assim, a tarefa, que antes era “Consertar o carro”, se tornou “Ligar para Carlos para pedir o número de Pedro”, pertencente ao projeto “Consertar o carro”. Este projeto possui ainda as tarefas “Ligar para Pedro para pedir o telefone da oficina”, “Ligar para a Oficina para pedir o endereço” e “Levar o carro até a oficina”. No GTD, a próxima ação será listada numa lista com este nome e as demais irão para uma lista específica do projeto — e serão movidas para Próximas Ações assim que suas dependências forem concluídas.

Como o exemplo da oficina é simples, pode parecer um pouco de exagero. Mas listar tarefas usando este princípio faz com que sua lista de tarefas fique muito fácil de ser utilizada. Rapidamente sabemos exatamente o que precisa ser feito (telefonar, preparar, fazer, comprar, …) e quais os recursos necessários.

Nomeie bem suas tarefas

A forma como você nomeia uma tarefa determina o quão fácil será para ler e interpretá-la quando revisar sua lista de tarefas. A melhor forma geralmente segue a seguinte estrutura:

[Verbo][o quê?][com quê?][para quê?]

Nem sempre os três complementos do verbo serão utilizados, mas algum sempre será.

Escolha verbos diretos e objetivos

Mesmo que você faça um bom brainstorming ou mapa mental do seu projeto, identifique todas as suas próximas ações e siga a estrutura sugerida, ainda precisa selecionar bons verbos para nomear sua tarefa. Bons verbos são aqueles diretos e objetivos, que exprimem aquilo que você realmente precisa fazer.

Por exemplo, se você pretendesse “Otimizar o layout do site”, poderia reescrevê-la como “Fazer três rascunhos de propostas de layouts novos”. A segunda opção é mais objetiva, mais direta e reforça a ideia de ação física.

Ações listadas são compromissos assumidos

Por fim, lembre-se que as ações que decidiu colocar na lista de tarefas estão lá porque lhe ajudarão a concluir mais uma etapa em direção a alguma meta estabelecida. Sendo assim, precisam ser feitas assim que possível (se estão na sua lista de Próximas ações) ou na data e horário estipulados (se estão no seu calendário).

Seguindo estas diretrizes você transforma suas ideias, necessidades e projetos em tarefas realmente exequíveis. A falha ao fazer boas listas de tarefas (e não a falta de tempo!) é responsável por grande parte das tarefas não concluídas, da procrastinação e da baixa produtividade.

Imagem de viZZZual.com.

Conheço pouquíssimos defensores desta avalanche de reuniões de trabalho, mas sei de muitos que a rejeitam. Há também os casos extremos de gente que simplesmente não aceita e não comparece em uma reunião sequer — a menos que sejam convocadas pelo chefe. Isto pode passar uma ideia de reatividade, desleixo e falta de comprometimento — nada recomendado.

Na minha opinião, muitas reuniões poderiam ser evitadas se os funcionários procurassem se comunicar melhor pessoalmente. Porém, a verdade é que elas são um mal necessário e dificilmente serão completamente extintas.

Quando vi o artigo sobre as reuniões no Google, além de considerá-lo interessante, pensei que serviriam para mostrar a visão sobre este tema tão controverso de uma empresa nova, nascida e criada na internet, conhecida por ser um dos melhores locais para se trabalhar do mundo, desejada por todos os aficionados por tecnologia.

Estas seis dicas dicas foram passadas por Marissa Mayer, vice-presidente do Google para produtos de busca. Sua agenda tem, em média, 70 reuniões semanais e ela é a última parada dos novos produtos e projetos antes de alcançarem os co-fundadores Sergey Brin e Larry Page.

1. Crie uma pauta previamente. Pode parecer óbvio, mas é comum pessoas começarem reuniões sem uma pauta específica. Claro que pautas precisam ser flexíveis, mas definir os assuntos para a reunião previamente força pessoas a pensarem o que pretendem alcançar com ela e qual a melhor forma de fazê-lo.

2. Determine um secretário(a) para criar a ata da reunião. Reuniões no Google contam com vários displays. Na parede, um retroprojetor com a apresentação. Ao lado deste, outro projetor com as anotações do que está sendo discutido. E ainda um terceiro com um cronômetro indicando o tempo restante. Quem perdeu a reunião recebe um cópia da ata, que fica disponível para consulta de todos.

3. Faça micro-reuniões. Marissa sugere quebrar uma reunião longa em várias pequenas e de público restrito. Ao invés de discutir um grande projeto multidisciplinar com todos os times envolvidos ao mesmo tempo, ela faz pequenas reuniões separadamente. Este método oferece flexibilidade suficiente para alterar a pauta caso algum imprevisto ocorra.

4. Dedique horários para atender pessoas. Esta prática se aplica melhor a pessoas que possuem cargos de liderança e professores (a própria Marissa diz que a conheceu enquanto ensinava em Stanford). Ela mantém um quadro do lado de fora de seu escritório onde funcionários anotam seus nomes. Por 90 minutos, todos os dias a partir das 16 horas, elas atende estas pessoas na ordem dos nomes anotados. Segundo ela, muito produtos, inclusive Orkut, Google News e Google Desktop, foram idealizados desta forma.

5. Desencoraje política, incentive dados. Para evitar que as pessoas se sintam rejeitas (ou privilegiadas) e que se crie boatos de “peixes” e “queridinhos do chefe”, todas as decisões devem ser baseadas em fatos, estatísticas, dados sólidos. O processo decisório deve ser sólido, aberto, semelhante à metodologia científica. Por exemplo, em reuniões de design, ela evita frases “Eu gosto de como isso se parece” e favorece “A experimentação neste site mostrou que este design teve uma performance 10% melhor“.

6. Seja fiel ao relógio. Como dito no item dois, as reuniões no Google contam com um cronômetro gigante que é exibido constantemente na parede. Nada mais é do que um contador regressivo em um computador sendo projetado na parede com aproximadamente 1,2m de altura. Pode parecer exagero, mas esta pressão sutil faz com que os horários de começo e fim das reuniões sejam respeitados, mantendo todos focados e a reunião, produtiva.

A aplicabilidade destas dicas depende do ambiente de trabalho, da receptividade dos colegas e da liderança a novidades e claro, da necessidade de implementar medidas para controlar reuniões. Porém, com uma boa dose de humor, estas práticas (e outras até mais radicais) podem ser implementadas numa boa.

Como sempre, se você tem outras dicas de produtividade para reuniões de trabalho, compartilhe nos comentários.

Imagem de lumaxart.

Os mapas mentais, ou mind maps, em inglês, são usados há bastante tempo em tarefas relacionadas à gestão da informação e gestão estratégica de empresas. Devido à sua simplicidade e facilidade de uso, este modelo foi adotado de braços abertos pela comunidade digital.

Ele encaixa perfeitamente ao mapeamento e planejamento de sites e blogs, desenvolvimento de softwares, acompanhamento de bugs, planejamento de layouts e funcionalidades de programas. Com o GTD não seria diferente. Mapas mentais são ótimas alternativas para a fase Coletar, principalmente quando aplicada no planejamento de projetos.

Por este motivo, não faltam programas e aplicativos online para criar mapas mentais. Alguns têm apenas os recursos mais básicos e ganham em simplicidade, outros possuem recursos mais avançados, como compartilhamento e criação de mapas por email, mas são também mais complexos. Há alternativas pagas, mas as gratuitas não deixam nada a desejar. Vamos conhecer algumas delas.

Freemind

O ponto forte do Freemind é que ele é feito inteiramente em Java. Isso permite usá-lo em praticamente qualquer sistema operacional. No Windows, Mac OS X e Linux, o Freemind tem a mesma cara e o usuário, a mesma experiência. Outra vantagem deste programa é o fato de ser open source. Hospedado no Sourceforge.net, econta com uma wiki bastante completa, tem amplo suporte para atalhos de teclado e é altamente customizado. Exporta os mapas em vários formatos, tais como HTML, PDF e PNG. O ponto fraco é que a interface e ícones disponíveis, apesar de customizáveis, não são tão bonitos.

XMind

Outro excelente aplicativo open source, o XMind tem acabamento da interface levemente mais rebuscada que o Freemind. Também é capaz de exportar os mapas criados para diversos formatos de arquivo. Ainda oferece possibilidade de compartilhamento e desenvolvimento colaborativo gratuitamente através do site XMind.net. Além da versão gratuita, há um licença paga que custa 49 dólares por ano. Com ela, é possível criar apresentações, gráficos de Gantt e compartilhamento privado. Para fãs de GTD, tem um módulo específico para os seguidores da metodologia. De quebra, ainda cria diagramas espinhas de peixe (diagramas de Ishikawa) e importa arquivos do Freemind e MindManager. Roda nos três principais sistemas operacionais: Windows, Mac e Linux.

MindMeister

Esta é a opção para os fanáticos por web2.0 e não querem instalar nada no próprio computador. O MindMeister é um aplicativo totalmente online. A interface e os recursos são extremamente simples, o que é um ponto forte deste sistema. Exporta mapas em PDF, JPG, PNG, GIF. A versão paga ainda exporta para Freemind e MindManager e permite edição offline. Sua maior vantagem é a grande capacidade para desenvolvimento colaborativo. Também permite definir ações, criar prazos e alarmes. Tem um ótimo recurso que cria mapas automaticamente via email.

MindManager

O MindManager é para quem quer levar mapas mentais a sério. Custa 349 dólares. É caro, mas empresas podem recuperar o investimento rapidamente se for bem utilizado. Tem interface semelhante à do Microsoft Office 2007, integração com bancos de dados Access e MySQL, ferramenta de busca poderosa que ajuda a encontrar palavras-chave em grandes mapas. Vem com uma série de templates e, além de exportar para formatos comuns (PDF, JPG, PNG, GIF) também cria apresentações em Flash. Quem quiser experimentar, no site você consegue uma versão de testes válida por 30 dias. Está disponível para Windows e Mac OS X.

Papel e caneta

Por último, mas não menos importante, papel e caneta é um excelente alternativa para criar mapas mentais. Os puristas pregam que esta é a melhor forma para fazer brainstorming e não é à tôa. Para muita gente, esta é a única forma de deixar a mente fluir livremente, com o máximo de criatividade, sem se preocupar com conhecimentos técnicos, cliques de mouse, interface, teclado e tudo mais associado a computadores. Deve ser levado em consideração sempre. Disponível nos bolsos, mochilas e gavetas de pessoas prevenidas.

Como vocês podem ver, as alternativas são muitas e servem a todos os gostos. Fica a cargo do usuário escolher aquela que mais se adapta. Como sugestão, o que funciona muito bem para mim é começar rabiscando ideias com papel e caneta, sem se preocupar muito com dependências e relações entre os tópicos. Assim nossa mente atinge o máximo em criatividade.

Depois de traçar as linhas gerais, se o projeto/ideia/problema/site/blog/tarefa for realmente importante, transfira tudo para um programa. Nele você poderá visualizar melhor o que idealizou e complementar, fechando com os ajustes finais. Se estiver trabalhando em time, aproveite para compartilhar.

Algum tempo atrás, falei um pouco sobre os 4 quadrantes para gerenciamento de atividades de Stephen Covey. Como na semana passada fiz uma enorme compilação de referências sobre GTD na internet, achei que a concorrência merecia um artigo semelhante.

Como seria impraticável listar todas as alternativas de produtividade pessoal existentes, selecionei três que também são bastante conhecidas e bem difundidas: Os 7 hábitos de Stephen Covey; DIT, Do It Tomorrow (Deixe para amanhã), de Mark Forster; e ZTD, Zen To Done, de Leo Babauta.

1. Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes

The 7 Habits of Highly Effective People é o maior best-seller de Stephen Covey, tendo vendido mais de 15 milhões de cópias desde seu lançamento em 1989. O livro é resultado de sua pesquisa de doutorado, onde analisou os últimos 200 anos da literatura sobre sucesso.

Segundo ele, no perído pós-1920, o sucesso é atribuído a características pessoais, habilidades e técnicas — que ele chama de Ética da Personalidade. Contudo, os 150 anos anteriores mostram preferência pelo caráter, integridade e valores mais profundos da sociedade — batizado por ele de Ética do Caráter.

O livro defende um retorno à priorização do caráter, uma vez que valores governam o comportamento das pessoas, mas os princípios determinam as consequências.

Como o título sugere, ele cita sete hábitos que todas as pessoas eficazes possuem:

1. Hábito 1. Ser proativo: Princípios da Escolha Pessoal;
2. Hábito 2. Começar com o Objetivo na Mente: Princípios da Visão Pessoal;
3. Hábito 3. Primeiro o mais Importante: Princípios da Integridade e Execução;
4. Hábito 4. Pensar em Ganha-Ganha: Princípios do Benefício Mútuo;
5. Hábito 5. Procure Primeiro Compreender, Depois ser Compreendido: Princípios da Compreensão Mútua;
6. Hábito 6. Criar Sinergia: Princípios da Cooperação Criativa;
7. Hábito 7. Afinar o Instrumento: Princípios da Auto-renovação Balanceada.

O 7 hábitos de Stephen Covey formam uma metodologia de concepção mais profunda, priorizando o caráter sobre as técnicas e exigindo mudanças interiores.

Ela não tem nenhuma relação com o GTD, até porque foi criada alguns anos antes. Mesmo assim, aparece em primeiro lugar entre os livros de produtividade pessoal da Amazon.

2. Deixe para amanhã — Segredos para gerenciar melhor o seu tempo

Do It Tomorrow é um sistema de gerenciamento de tempo — em oposição ao GTD, que gerencia tarefas. Foi criada por Mark Forster e parte do princípio de que as lista de tarefas comuns que fazemos simplesmente não funcionam. Escrevemos longas listas repletas de atividades que não são realizadas devido a distrações e imprevistos. No fim do dia, nos resta um sentimento de improdutividade.

Para combater esse problema, o DIT indica o uso de Listas Fechadas que não estariam sujeitas às distrações do dia-a-dia. Criamos uma lista de ações e a fechamos com um linha no fim. Todas as tarefas que estiverem acima da lista devem ser concluídas até o dia seguinte. Sempre que uma nova atividade não prevista surgir, devemos listá-la abaixo da linha.

No fim do dia, fazemos a análise: se completamos todas as ações acima da linha de fechamento, ótimo. Caso contrário, se temos tarefas por fazer acima da lista ou muitas abaixo delas estão concluídas (a não ser que sejam realmente emergências), precisamos rever nosso planejamento.

Sempre que necessidades novas ou imprevistas aparecerem, devem entrar na lista do dia seguinte. Claro, se forem verdadeiras emergências precisam ser feitas no mesmo dia.

Diferentemente do GTD, o DIT é simples de ser implementado. Oferece algumas dicas de organização, mas não pretende gerenciar cada aspecto da nossa vida. As ferramentas requeridas são igualmente básicas: papel e caneta ou uma lista simples em qualquer sistema é suficiente.

O objetivo principal é balancear criatividade com planejamento. Assim, não precisaremos “apagar incêndios” todos os dias, ao mesmo tempo que nos mantemos flexíveis e inovadores.

3. Zen To Done — O sistema de produtividade extremamente simples

Leo Babauta era uma seguidor do GTD tradicional e publicava textos sobre produtividade pessoal (com GTD) no seu blog. Com o tempo e experiência, identificou algumas falhas na metodologia de David Allen e a adaptou à sua personalidade. Assim criou o Zen To Done, algo como Zen Para Fazer, em português.

No artigo de apresentação do ZTD, fala que seu foco é “na simplicidade, em realizar, no aqui e no agora, e não no planejamento e no sistema“.

As falhas do GTD que ele aponta e suas soluções no ZTD são:

1. GTD requer uma série de mudanças de hábitos | O ZTD se concentra em um hábito por vez;
2. GTD não foca o suficiente em fazer | O ZTD foca mais em fazer;
3. Para muitos, o GTD é pouco estruturado | O ZTD oferece o hábito de planejar (tarefas mais importantes do dia e semana) e o hábito da rotina (onde são estabelecidas rotinas fixas semanais e diárias);
4. GTD tenta fazer demais | O ZTD concentra-se na simplificação;
5. O GTD dá pouco foco nas suas metas | O ZTD pede que você identifique as grandes conquistas desejadas da semana e do dia.

Leo Babuta não fala que o GTD é ruim — ao contrário, diz que é um melhores sistemas já criados. Mas ele argumenta que pessoas diferentes, com necessidades diferentes, precisam de metodologias também distintas.

Para implementar o ZTD são apresentados 10 hábitos. Cada um deve ser aprendido e praticado isoladamente durante um período de adaptação de 30 dias. Depois desse tempo, passa-se para o próximo hábito e assim por diante. Contudo, não é obrigatório adquirir todos eles. Use os que lhe convêm.

1. Coletar: hábito da captura ubíqua (onipresente);
2. Processar: hábito de fazer decisões rápidas a respeito das coisas na sua caixa de entrada, sem adiá-las;
3. Planejar: hábito de especificar tarefas mais importantes (MIT, most important tasks) para o dia e semana;
4. Fazer (foco): hábito de fazer uma tarefa de cada vez, sem distrações;
5. Sistema simples e confiável: hábito de manter listas simples e checá-las diariamente;
6. Organizar: hábito de manter as coisas nos seus devidos lugares, sem empilhá-las;
7. Revisão: hábito de revisar seu sistema e metas semanalmente;
8. Simplificação: hábito de reduzir suas metas e tarefas às essenciais;
9. Rotina: hábito de estabelecer e manter rotinas;
10. Encontre sua paixão: hábito de procurar trabalhar com o que lhe dá paixão.

Ainda de acordo com o autor, os hábitos 1–8 são os essenciais, mas os 9–10 também devem ser seriamente considerados.

Nunca pratiquei nenhuma destas metodologias, mas entendo que cada uma delas tem seu lugar no mundo e merece respeito. Enxergo o DIT como a simplificação extrema do GTD com foco no tempo. Já o ZTD parece um meio termo entre ambos e tem grandes chances de funcionar.

Os 7 hábitos é bem mais complexo e requer uma leitura aprofundada do livro. Acredito que, mesmo que seja usada como sistema de produtividade pessoal, vale pelo conhecimento e desenvolvimento pessoal que parece oferecer.

Você já tinha ouvido falar destas metodologias? Já leu ou praticou alguma? Se está vendo pela primeira vez, qual sua impressão?

Imagem zen de euart.

Para facilitar a vida de quem procura mais detalhes sobre o Getting Things Done, compilei uma extensa lista com muitas referências. São recursos em português e inglês separadas por categoria.

O objetivo é mantê-la atualizada e em constante crescescimento. Caso tenha alguma sugestão ou conheça algum site que não está listado, basta informar que a atualizarei.

Claro que esta não é uma relação completa — até porque novas páginas e artigos são publicados a cada minuto — mas contém boa parte do que há de mais importante sobre o assunto na internet hoje (08/07/2009).

Livros

• A Arte de Fazer Acontecer
• Gerencie Sua Mente, não Seu tempo
• Ready For Anything
• Making It All Work

Introdução

• Iniciação ao GTD – uma introdução compreensível
• GTD: Conheça um método eficaz de organização e produtividade pessoal que pode melhorar sua motivação e seus resultados
• GTD: 4 dicas simples para facilitar a adoção deste método de produtividade pessoal
• Getting Things Done (GTD), de David Allen, um guia de produtividade pessoal e a arte de fazer acontecer
• O básico para começar o GTD com sucesso
• Como gerenciar seu tempo – GTD
• Getting started with “Getting Things Done” (em inglês)
• What is GTD – The Definition of David Allen’s Getting Things Done (em inglês)
• GTD – Wikipédia
• GTD – Wikipedia (em inglês)
• Projeto “Mente Tranquila”
• How to Get Started with Getting Things Done (em inglês)

Blogs e Sites

• Além Das Curvas
• Antonio Azevedo
• Davidco
• Efetividade.net
• FatorW
• FazendoAcontecer.net
• GTDTimes
• Lifehacker
• Mente como água
• Stepcase Lifehack
• The Ultimate Getting Things Done Index (em inglês)
• Zen Habits (em inglês)

Diagramas e Fluxogramas

• O diagrama do conceito básico do GTD
• Diagrama GTD PT
• GTD Workflow Advanced [Diagrama do Fluxo de Trabalho - GTD] (em inglês)
• GTD Weekly Review Flowchart (em inglês)
• GTD Mindmap (em inglês)
• GTD Collection Flowchart (em inglês)
• GTD
• GTD Collection, Processing, Organization (em inglês)
• Workflow Diagrams (em inglês)
• GTD Flowchart (em inglês)
• Papel de parede GTD (em inglês)
• GTD Wallpaper (em inglês)

Fórums e Grupos de discussão

• gtdbr
• Public Forums: Getting Things Done (em inglês)
• 43 Folders Forum (em inglês)

Entrevistas com David Allen

• Roundup: 17 interviews with GTD master, David Allen (em inglês)
• David Allen on Productivity, Software, and Making It Work (em inglês)

Inbox Zero – Caixa de entrada vazia

• Caixa de entrada vazia – produtividade com email em dia
• Esvaziando a sua caixa de entrada de emails
• Como tornar o Gmail sua central de produtividade
• Inbox Zero (em inglês)
• GTD with Gmail (em inglês)

Programas e aplicativos online

• eProductivity
• Evernote
• Getting Things Done Outlook Add-In
• GTD Agenda
• GTD-Free
• GTDGmail
• GTD php
• GTDTiddlyWiki
• iGTD
• iPrioritize
• Jott
• Nexty
• OrchestrateHQ
• Propel’r
• Remember The Milk
• SimpleGTD
• TaskFreak
• Things
• TODO.txt
• Toodledo
• Tracks

Talvez por este motivo, e já que o processo completo de aplicação da metodologia não é tão trivial, é comum encontrar fluxogramas de seu funcionamento. É uma forma visual de representar as cinco etapas: Coletar, Processar, Organizar, Revisar e Executar.

Para quem procura entender a aplicação da metodologia, estas representações gráficas funcionam muito bem, e o recurso foi muito explorada no próprio livro.

Três bons exemplos podem ser encontrados no FatorW, no Flickr e no Scribd (workflow em inglês, mas bem detalhado).

No entanto, nunca encontrei nada que facilitasse a visualização do conceito básico da metodologia — tire tudo da sua cabeça. Não que isto seja algo difícil de ser compreendido. Mas, muitas vezes, é mais fácil memorizar algo vendo um desenho ou gráfico do que simplesmente lendo a teoria.

Assim, resolvi cobrir esta lacuna. Preparei um Diagrama do Conceito Básico do GTD.

A analogia cérebro—computador

David Allen faz uma analogia muito interessante em seu livro. Segundo ele, nossa memória de período curto funciona como a memória RAM de um computador, guardando tudo que está incompleto, desorganizado e sem decisão. Já a mente consciente seria como um monitor, que só consegue se concentrar em duas ou três coisas por vez, no máximo.

À medida que a memória RAM enche ele fica lento. Quando nossa cabeça é ocupada por coisas soltas não conseguimos nos dedicar inteiramente a uma determinada tarefa.

O autor pára aí, mas eu vou um passo mais além na analogia. Para liberar a RAM e deixar mais espaço para trabalho, é necessário armazenar estar informações em algum lugar. Na computação, isto é feito passando estes dados para o disco rígido (HD). No Getting Things Done, preechemos todas as nossas listas, arquivamos material de referência, delegamos ações.

Desta forma, nosso cérebro fica com mais espaço livre e capaz de focalizar totalmente em um único item. Além disso, ele sabe que tudo que é importante está guardado no seu HD — as listas — e não precisa ficar se lembrando a todo momento. Este é o estado de mente como água (mind like water, em inglês) mencionado no livro.

Sei que esta ideia é fácil de ser internalizada e este diagrama pode parecer muito simples. Mas as grandes conquistas surgem de soluções simples.

Para completar, achei que ele ficou bem legal e que valia a pena publicá-lo.
:-]

A atividade principal desta etapa é a criação de listas de coisas que devem ser organizadas. Porém, isto normalmente não é feito de uma única vez, mas sim, em um processo que evoluirá à medida que itens forem processados e você perceber a melhor estrutura para você.

O capítulo sobre o passo Organizar é um dos maiores do livro A Arte de Fazer Acontecer e merece uma leitura completa e atenta daqueles que desejam implementar o GTD no gerenciamento de suas tarefas. Aqui será apresentado um breve resumo contendo os principais conceitos, sugestões e ideias apresentados no livro.

As principais categorias

O diagrama do fluxo de trabalho utilizado mostra os principais destinos para todas as coisas após o processamento:

• Itens sem ações relacionadas: seguirão para Lixo, Algum dia/Talvez ou Referência;
• Itens com mais de uma ação associadas: Projetos, Planejamento de Projetos;
• Ações delegadas: Aguardando;
• Ações postergadas: apontadas no Calendário ou nas listas de Próximas ações.

Como vimos na etapa Processar, as tarefas que demandam menos de dois minutos devem ser concluídas instantaneamente, sem seguir para listas de referência.

Assim, as categorias mais comuns serão:

• Lista Projetos;
• Material de suporte para projetos;
• Ações de Calendários — que devem ser feitas em data e/ou horário específicos obrigatoriamente;
• Listas de Próximas Ações;
• Lista Aguardando;
• Material de referência;
• Lista Algum dia/Talvez.

Organizando lembretes de ações

O objetivo na fase de Organizar é listar todos os itens processados nos seus devidos locais de referência, sejam eles ações delegadas, projetos, aguardando, próximas ações, algum dia/talvez. Para isso, qualquer meio pode ser usado: pastas ou listas, feitos com papel e caneta ou digitais. O importante é que se sinta confortável em usar as ferramentas escolhidas.

David Allen cita várias dicas e ideias baseadas em sua experiência para determinar exatamente o quê e onde listar cada uma das coisas processadas, mantendo sua vida organizada:

• Ações que devem ir no calendário;
• Ações que devem ser feitas o quanto antes: ligações, no computador, na rua, no escritório, em casa, reuniões, ler/revisar são categorias comuns;
• Lista aguardando;
• Projetos e material de suporte para projetos;
• Informações sem ações associadas: material de referência e listas algum dia/talvez.

Para cada um destes grupos de informações, ele apresenta exemplos práticos de como distribuir todas as informações, independentemente das ferramentas utilizadas. Fluxo de trabalho baseado em papel ou email e como manter sua caixa de entrada vazia são alguns destes exemplos.

43 fichas

Um dos termos mais conhecidos cunhado pelo GTD é 43 fichas. Inclusive, um dos mais famosos blogs especializados no assunto leva esse nome: 43 Folders.

43 fichas é um sistema criado por David Allen para gerenciar itens que devem ser realizados ou revisado em uma data específica. Ele leva esse nome por ser baseado em um arquivo suspenso composto de 43 fichas — uma para cada mês (12) mais uma para cada dia do mês, de 1 a 31 (31).

Os arquivos diários ficam na frente, começando pelo dia seguinte (se hoje é 5 de outubro, a primeira seria 6). As fichas para os demais dias até o restante do mês vêm depois (7 a 31). Atrás do dia 31 vem a ficha referente ao próximo mês (novembro) e depois as dos dias 1 a 5. Por fim, os demais meses vêm na ordem, de dezembro a outubro.

Para usá-lo, todo dia, a ficha do dia seguinte deve ser revisada e distribuída na caixa de entrada. Caso necessário, deve-se distribuir os itens nas demais fichas para os meses seguintes. Assim, o sistema se torna um arquivo perpétuo.

Veja aqui uma boa ideia de como implementar o sistema de 43 fichas.

Como disse antes, este capítulo do livro é bastante extenso e repleto de dicas praticas e exemplos de quem tem experiência no assunto. O que foi abordado aqui é apenas uma linha geral do que é discutido no livro, portanto acredito que este capitulo deve ser lido com bastante atenção para encontrar a melhor forma de implementar o sistema na sua vida de maneira realmente produtiva.

Imagem de sciondriver.

Isto não significa, necessariamente, que todas as ações deverão ser realizadas neste momento, mas sim encaminhadas ou direcionadas ao seu local adequado.

Na prática, após processar, você terá:

• descartado o que não é mais necessário;
• completado toda ação que leve menos de dois minutos;
• direcionado para outros tudo que pode ser delegado;
• distribuído, no seu próprio sistema de organização, lembretes para tarefas que durem mais de dois minutos;
• identificado todos os projetos atuais.

Além disso, três regras importantes devem ser seguidas:

• processe os primeiros itens primeiro;
• processe um item de cada vez;
• nunca coloque algo de volta na caixa de entrada.

Processando

A fase de processamento gira em torno de uma questão fundamental para o Getting Things Done — qual a próxima ação?

A depender do resultado desta pergunta-chave, tem-se que, se não há próxima ação, o item em questão segue um dos três caminhos:

Descarte. Para itens que não são mais necessários;
Incube. Para elementos sobre os quais não se tomará nenhuma medida no momento, porém, no futuro, talvez sim;
Referência. Para tudo que se quer armazenar para referência futura, quando necessário.

A outra possibilidade são coisas que possuem ações físicas realizáveis associadas. Neste caso, também 3 destinos podem ser dados:

Faça agora. Se a ação necessária para concluir esta meta dura menos de dois minutos, ela deve ser realizada neste instante;
Delegue. Se você não é a pessoa mais indicada para realizá-la, delegue.
Postergue. Caso, por outro lado, a tarefa leve mais de dois minutos para ser realizada, postergue.

Dicas importantes:

Para cada ação delegada, adicione um item na lista “Aguardando” incluindo a data que foi encaminhada e quem foi o destinatário. Assim ficará mais fácil rastrear — e cobrar — mais tarde.

Se foi postergada, deve ser anotada no seu sistema de gerenciamento de ações ou no calendário.

Ao processar, o mais importante é categorizar cada um dos elementos da sua caixa de entrada para posterior organização. Portanto, neste momento, se preocupe apenas em entender cada um deles e classificá-los (colocando um Post-it, por exemplo) de acordo com os grupos acima.

Projetos

Projetos, como definidos por David Allen no livro A Arte de Fazer Acontecer, são compromissos que você estabeleceu e que necessitam de mais de uma ação para serem concluídos.

Para gerenciar estes objetivos, é preciso mais do que uma simples lista de ações — uma lista de Projetos. A lista de projetos é importante apenas para lembrar-lhe que uma única ação não alcança aquela meta e mantendo-lhe no foco.

Esta lista pode conter itens tão variados quanto “festa de aniversário” e “implementar job rotation no departamento de engenharia”.

Próximo passo

A etapa seguinte no fluxograma do GTD é Organizar. Nesta fase, cada um dos itens que foram marcados como Incubados, Referência, Aguardando, Delegado, Postergados e Projetos terão seu destino final.

Mas isto será assunto para o artigo da semana que vem. Até lá.

Imagens de Решила Вонасах e Matrixizationized.

Porém, isso também significa que você, provavelmente, receberá inúmeros emails diariamente. Da lista de discussão, do Facebook, Orkut, do amigo que encaminha correntes, da amiga que copia os Powerpoints de amizade para toda a lista de contatos, sua caixa de entrada certamente ficará entupida rapidamente.

Para evitar que itens importantes se percam em meio a tanto inutilidade, é necessário criar — e cumprir — algumas regras que nos ajudem a manter nosso email organizado. Uma metodologia fundamentada no GTD chamada Inbox Zero foi desenvolvida especialmente com esse propósito e Gina Trapani, no seu novo blog no harvardbusiness.org descreveu o processo que usa para alcançar a caixa de entrada vazia.

Inicialmente, ela separa seus emails recebidos em 3 pastas (ou marcadores, se usar Gmail):

• Follow-up – Para todas as mensagens que você tem que responder ou agir e levará mais do que 2 minutos para concluir (para mensagens que durem menos do que isso, veja dicas abaixo). Cada uma destas mensagens deverá ter uma ação correspondente na sua lista de tarefas.
• Em espera – Para mensagens relacionadas a algo que deve ser aguardado como, por exemplo, uma encomenda enviada pelos Correios ou um evento com data específica para acontecer. Itens desta pasta devem ter uma evento anotado no calendário.
• Arquivo – Para mensagens que não há mais ações associadas, mas que se deseja manter para referência futura. No Gmail, o próprio botão Arquivar é suficiente.

No artigo original, 3 dicas ainda são citadas para que, uma vez alcançado o estado de Inbox Zero, você se mantenha desta forma, aumentando sua produtividade nos emails.

Avalie seus emails em lotes. Particularmente, não sei se este item é eficiente ou não em relação à organização da caixa de entrada, porém acredito que sua produtividade será severamente comprometida se você ficar com o email aberto o tempo todo. Segundo Trapani, pessoas que checam constantemente suas mensagens têm uma tendência a resolver os itens mais urgentes, deixando os demais em segundo plano. Uma alternativa melhor é reservar momentos específicos para avaliar todos os emails, sejam eles importantes ou não e distribuí-los entre as 3 pastas descritas. Nenhum email pode ser deixado para depois e não pode haver repescagem.

Use a regra dos dois minutos. No GTD, toda ação que pode ser concluída em menos de dois minutos deve ser realizada instantaneamente, sem ser relacionada em listas de tarefas. Aplicando esta ideia ao Inbox Zero, todo email que pode ser respondido ou cuja ação associada pode ser concluída em menos de dois minutos deve ser feita assim que averiguada e não deve seguir para a pasta Follow-up.

Configure filtros e remova inscrição. Muitos dos emails que recebemos simplesmente podem ser ignorados. São apresentações do Powerpoint, piadas, fotos, pornografia, jogos, mensagens ultra-chatas-meigas que nossos amigos e parentes insistem em enviar. Com criatividade, boa parte delas pode ser filtrada e apagada automaticamente. Se não quiser apagá-las, crie uma pasta específica para verificar estas mensagens quando tiver tempo sobrando. Para as listas de discussão, reavalie periodicamente quais realmente lhe são úteis e use a função unsubscribe para parar de receber as que já não está lendo.

Eu complemento estas ótimas dicas com uma função do Gmail que já foi discutida aqui no FazendoAcontecer.net. O Gmail Labs Várias caixas de entrada é uma ótima alternativa para implementar as 3 pastas, já que as mensagens em cada uma das categorias serão exibidas constantemente. Assim, teríamos a Caixa de entrada principal no topo, a Follow-up na segunda posição, seguida por Em espera. A pasta Arquivo não precisa ser criada, basta usar a pasta Todos os emails disponível no Gmail.

Quem não quiser apagar a enxurrada de emails de corrente dos amigos e parentes e remover a inscrição das listas de distribuição, ainda pode criar uma quarta caixa de entrada específica para emails deste tipo. Pode nomeá-la, por exemplo, Supérfluos.

Acho que esta metodologia é relativamente simples e ajuda realmente a manter a caixa de entrada vazia. O objetivo principal da organização do inbox é evitar que itens importantes sejam esquecidos devido à bagunça ou excesso de informação. Nesta mesma linha, o Efetividade.net também tem ótimas dicas bem parecidas.

E vocês, alguma técnica ou ideia especial? Queria saber dos leitores como fazem para manter seus emails em dia.

A solução mais conhecida neste caso é o Microsoft Project. Porém, há algumas boas alternativas open source, como o Open Workbench e o GanttProject. Ambos rodam sobre a plataforma Java e suportam Windows, Linux e Mac OS X.

Alternativa online – webapp project planning

Para quem precisa apenas das funcionalidades mais básicas de um software de projetos, como criação de cronogramas, gráficos de Gantt, gerenciamento de recursos, caminho crítico e análise de custos, o aplicativo online Gantter é uma excelente opção.

O site possui uma interface de menus bastante semelhante à do Google Docs, suporta diversas teclas de atalho e permite importar e exportar arquivos diretamente do Microsoft Project ou outros software semelhantes de desktop.

Outro recurso bem interessante é que o site detecta automaticamente a localização do usuário e traduz a interface para sua língua nativa — português inclusive.

O inconveniente é que não permite o armazenamento de arquivos online, portanto, sempre que um arquivo é salvo, é necessário fazer download.

Ainda assim, o Gantter é um bom complemento para a suíte de aplicativos online do Google Docs.

Gantter Does Project Management in Your Browser [via Lifehacker]